Il Legislatore, con la Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024), entrata in vigore il 1° Gennaio 2025, al fine di contrastare l’ evasione fiscale, ha previsto l’ obbligo di tracciabilità delle spese sostenute in trasferta. Questo nuovo obbligo si riflette, in termini di deducibilità, sul reddito di lavoro dipendente e sul reddito di impresa e di lavoro autonomo. Nulla varia in relazione ai limiti di esenzione fiscale e contributiva, previsti dal TUIR, nei casi di corresponsione dell’ indennità di trasferta, nonchè nei casi di rimborso di spese differenti dal vitto, alloggio e trasporto, quali ad esempio il servizio di lavanderia, telefono, parcheggio, ecc.

Premesso tutto ciò, a decorrere dal 1° Gennaio 2025, i lavoratori dipendenti, i collaboratori, i soci e gli amministratori, inviati in trasferta, devono provvedere al pagamento delle seguenti spese con metodi tracciabili: -spese di vitto; -spese di alloggio; -spese di trasporto mediante servizi pubblici non di linea (ma solo per taxi, NCC, ed altri trasporti non di linea); -spese viaggio (rifornimento carburante, pedaggi autostradali, acquisti di biglietti aerei, treno e pulman ecc.).

Per garantire la deducibilità e l’ esenzione fiscale, i pagamenti delle spese sostenute durante la trasferta devono essere effettuati tramite: -carte di credito, bancomat, prepagate; -bonifici bancari e postali; -assegni bancari, postali e circolari; -altri sistemi tracciabili (es. Telepass per l’autostrada); -app di pagamento via smartphone.

Si consiglia, per rispettare la nuova normativa in merito alla tracciabilità delle spese, di munire i propri lavoratori, collaboratori, soci e amministratori di carte prepagate e specificando chiaramente che eventuali anticipi di spesa verranno rimborsati solo dietro presentazione di documentazione comprovante l’ utilizzo di metodi tracciabili. In caso contrario, le spese sostenute durante la trasferta, pagate in contanti, verranno rimborsate, ma saranno soggette ad imposizione per il lavoratore dipendente e non saranno deducibili per il datore di lavoro. Si può anche redigere un’informativa da consegnare ai lavoratori dipendenti ed altri soggetti per portare a conoscenza la nuova normativa e spiegare quale sia il comportamento dell’ azienda.

In assenza di tracciabilità le spese saranno assoggettate ad imposizione contributiva e fiscale sia in capo al dipendente sia in capo all’ azienda.

Lo Studio rimane a disposizione per eventuali chiarimenti in merito al nuovo obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta.

A cura del Consulente del lavoro – Mariachiara Scoppa